Das eigentliche Problem
Mehr Werkzeuge heißen mehr mögliche Fehlentscheidungen.
Je mehr KI-Tools verfügbar sind, desto größer wird das Risiko, das falsche Problem zuerst anzugehen: einen Prozess, der technisch interessant ist, aber selten vorkommt - statt den Engpass, der jede Woche echte Zeit kostet.
Die naheliegende Frage ist meistens „Können wir das automatisieren?". Die eigentlich wichtige Frage ist eine andere: „Wie oft passiert das, und was kostet es uns jede Woche, wenn wir es nicht tun?"
Warum das nicht offensichtlich ist
Der spannendste Prozess ist selten der wichtigste.
PDF-Angebote automatisieren, ein Dashboard bauen, eine Chatbot-Demo zeigen - das sind Projekte, die sich gut anfühlen und gut präsentieren lassen. Aber „gut präsentierbar" und „wirtschaftlich sinnvoll" sind zwei verschiedene Maßstäbe.
Der Rückrufprozess aus Beispiel B ist unspektakulär: eine Liste, ein Verantwortlicher, eine Uhrzeit. Trotzdem trifft er täglich einen echten Vorgang - während das Angebots-Tool nur zwei- bis dreimal im Monat überhaupt gebraucht wird.
Der Test, bevor ihr ein Werkzeug baut
Drei Fragen reichen für die erste Einschätzung.
- Wie oft passiert der Vorgang wirklich? Nicht geschätzt, sondern eine Woche lang gezählt.
- Was kostet es, wenn er schlecht läuft? Verlorene Zeit, verärgerte Kunden oder ein liegengebliebener Vorgang zählen mehr als der reine Ausführungsaufwand.
- Reicht am Anfang ein einfacher Ablauf? Eine gemeinsame Liste mit klarer Zuständigkeit schlägt oft ein komplexes Tool, das niemand pflegt.
Erst wenn diese drei Fragen für einen Prozess klar beantwortet sind, lohnt sich der nächste Schritt: automatisieren, erinnern oder ein Werkzeug einführen.